L'éditeur est tenu de rendre des comptes à l'auteur sur le calcul de sa rémunération et de lui verser les droits correspondants. Ces obligations, de source légale (Articles L132-17-3 et -3-1 - Code de la propriété intellectuelle - Légifrance), s'imposent à lui même si le contrat ne le précise pas et leur non-respect justifie (dans le respect de la démarche prévue par l'article) la résiliation du contrat.

Quand ? À défaut de précisions contractuelles plus favorables à l'auteur le minimum légal est au moins une fois par an et au plus tard six mois après l'arrêté des comptes sociaux. Cela vaut pour toute la durée du contrat, que des droits soient dus ou pas et que la rémunération soit proportionnelle (un taux) ou forfaitaire (une somme définitive).

La date de l'arrêté des comptes sociaux est indiquée dans les annonces légales de la société, sur le Bulletin des Annonces Civiles et Commerciales (le BODACC) ou sur des sites privés comme Pappers.

Comment ? De façon explicite, transparente et complète. La reddition de comptes incomplets par rapport aux exigences de l'article L. 132-17-3 est un manquement à l'obligation légale de rendre des comptes.

Un modèle de formulaire existe, homologué par la SGDL et le Syndicat National de l'Édition (le SNE). Chaque éditeur étant libre de recourir à son propre logiciel et à son propre formulation de reddition des comptes, les documents sont très variés mais doivent tous contenir toutes les informations suivantes. 

Selon ce qui est prévu au contrat, le relevé de comptes peut être adressé par voie postale, par courriel ou déposé sur l'espace personnel de l'auteur sur le site internet de l'éditeur. Si vous changez d'adresse, il faut l'indiquer à l'éditeur de manière explicite ; à defaut, il ne pourra pas lui être reproché de ne pas avoir fait usage de la bonne adresse.

Quelles sanctions ?

Quand un contractant manque à l'une de ses obligations, le droit commun ne permet pas nécessairement à l'autre de résilier automatiquement le contrat. Dans le domaine du livre, la loi le permet aux auteurs, dans le respect des formalités suivantes . 

Quand l'éditeur manque à ses obligations de rendre des comptes ou de payer les droits correspondants de la manière et à la date expliquées plus haut :

• l'auteur peut le mettre en demeure pendant six mois (de rendre des comptes) ou douze mois (de payer les droits) ;
• à compter de la mise en demeure, l'éditeur a trois mois pour s'exécuter ;
• à défaut d'exécution dans les trois mois de la mise en demeure, le contrat est résilié de plein droit, c'est-à-dire automatiquement.

Une mise en demeure doit s'intituler "mise en demeure", identifier l'émetteur et le destinataire, énoncer clairement l'obligation concernée et le délai imparti. Il convient de conserver copie de sa version finale, portant la signature de l'auteur, ainsi que les bordereaux postauix, qui prouvent les dates d'émission et de réception et servent à calculer les délais. La SGDL peut, pour ses membres, faire les calculs de délai et préparer la mise en demeure.

"Résilier le contrat" signifie y mettre un terme : l'éditeur doit cesser toute exploitation, faire référencer l'ouvrage comme "indisponible" sur les bases de données telles Dilicom ou Électre, couper les divers circuits de distribution qu'il a pu mettre en place. Toute exploitation faite après la résiliation constitue le délit de contrefaçon.

Ce mécanisme libère certes l'auteur d'un contrat qui n'est pas ou qui est mal exécuté mais ne lui permet toujours pas de recevoir les comptes et les paiemlents dus. Pour cela, la SGDL peut proposer certaines solutions (voir comment fonctionne le service juridique) mais, en cas d'échec, il restera à l'auteur à saisir un tribunal (et, à défaut d'aide juridictionnelle, à en avancer les frais).

Quelles informations ?

Pour être complet au sens légal, l'état des comptes remis par l'éditeur doit mentionner :

1. Les informations générales ;
2. Les "mouvements de stocks" des livres imprimés, c'est-à-dire le nombre des exemplaires en stock en début et en fin d’exercice, le nombre des exemplaires fabriqués, vendus, hors droits et détruits au cours de l’exercice ;
3. Les informations utiles au calcul des droits dus pour chaque circuit de vente des livres imprimés ;
4. Une section spéciale dédiée aux livres numériques, indiquant les revenus issus de la vente à l’unité et de chacun des autres modes d’exploitation du livre ;
5. Le minimum garanti, l'avance ou l'à-valoir (le cas échéant) ;
6. -La liste des cessions de droits réalisées au cours de l’exercice, l'assiette, le taux et le montant des rémunérations respectives ;
7. Le montant et le solde des avances reçues (le cas échéant) ;
8. Les droits issus de la gestion collective.

Un récapitulatif des droits, ajoutant la TVA et le précompte, est souvent ajouté. Parfois, il est le seul document envoyé (dans ce cas, les comptes sont incomplets).

Les chiffres de votre éditeur peuvent être comparés à ceux du portail Filéas.

Le CPE et le SNE ont travaillé à préciser et à compléter l’ensemble des informations devant figurer a minima dans une reddition des comptes, à savoir :

a. Les informations générales

• Le titre de l’ouvrage ;
• l’ISBN ou l’EAN et, le cas échéant, l’identifiant de l’éditeur ;
• la date de parution ;
• le prix public hors taxes (PPHT) pour la France ;
• le tirage initial (sur la première reddition) ;
• la période concernée par cette reddition.

b. Les mouvements de stock des livres imprimés

Les informations propres aux mouvements de stock d’un ouvrage sont essentielles à la bonne compréhension par l’auteur de l’exploitation de  son œuvre. Elles sont indiquées en nombre d’exemplaires :

• le nombre d’exemplaires en stock en début d’exercice ;
• le nombre d’exemplaires fabriqués en cours d’exercice ;
• le nombre d’exemplaires expédiés et facturés en cours d’exercice aux points de vente ;
• le nombre d’exemplaires retournés et crédités en cours d’exercice aux points de vente ;
• le nombre d’exemplaires net vendus par l’éditeur au cours de l’exercice ;
• le nombre total d’exemplaires hors droits de l’exercice, en indiquant notamment le nombre d’exemplaires promotionnels non destinés à la vente, et en isolant si possible de ce dernier le nombre d’exemplaires destinés aux médias (« services de presse ») ;
• le nombre d’exemplaires détruits au cours de l’exercice ;
• le nombre d’exemplaires en stock en fin d’exercice.

c. Les droits d'auteur sur les ventes de livres imprimés 

L’obligation de rendre compte concerne l’ensemble des ventes réalisées, quel que soit le circuit de diffusion et quel que soit le territoire.

Dans les cas où le contrat d’édition prévoit une provision pour retours, la reddition des comptes mentionnera :

• les modalités de calcul des provisions pour retours (quantité, taux…) ;
• le montant de la réintégration de la provision pour retours de la période précédente à compter du 2^e exercice;
• le montant de la provision pour retours constituée pour l’exercice.

La reddition des comptes mentionne par ailleurs, pour chacun des circuits de diffusion :

• le prix public hors taxes ;
• le taux de droits d’auteur prévu au contrat ;
• le nombre d’exemplaires net vendus par l’éditeur au cours de l’exercice ;
• la provision pour retours constituée, le cas échéant, pour l’exercice ;
• le montant total des droits calculés sur l’exercice.

d. Les droits d'auteur sur les exploitations numériques 

Lorsque le livre est édité sous une forme numérique, une partie spécifique de l’état des comptes détaille, sur une ligne distincte pour chaque type d’exploitation numérique (ventes à l’unité et revenus issus des autres modes d’exploitation de l’œuvre) :

• les modalités de calcul des droits : assiette(s), taux et nombre d’exemplaires vendus ;
• les droits calculés sur l’exercice.

Par ailleurs, l’état des comptes fait apparaître le nombre d’exemplaires  gratuits promotionnels et le nombre d’exemplaires destinés au service de presse lorsque l’information est disponible.

e. Les cessions de droits et licences à des tiers 

L’obligation pour l’éditeur de rendre compte à l’auteur s’impose également pour l’ensemble des cessions réalisées par l’éditeur à des tiers, y compris auprès de filiales d’un même groupe d’édition, pour des exploitations dites « secondes » ou « dérivées » : édition poche, traductions en langues étrangères, édition club, adaptation audiovisuelle…

Cette information doit préciser la ou les maisons d’édition auxquelles l’éditeur a cédé les droits, les pays ou les langues concernés s’agissant des traductions, ainsi que le montant perçu pour la cession desdits droits sur la base des assiettes prévues au contrat.

La reddition des comptes mentionne distinctement, pour chacune des  cessions encaissées au cours de l’exercice, le montant encaissé par l’éditeur, en précisant la nature des droits (poche, traduction, club, audiovisuel…), le taux et le montant des droits générés pour l’auteur.

f. Les minimum garanti / avance / à-valoir

La reddition des comptes mentionne par ouvrage, dans tous les cas :

• le total des droits calculés sur la période ;
• le montant de l’à-valoir contractuel (a minima à la première reddition des comptes) et/ou son solde non couvert à l’ouverture de la période de reddition ;
• le montant des droits qui s’imputent sur l’à-valoir ;
• le solde des droits dus ou le solde non couvert de l’à-valoir.

g. Les droits issus de la gestion collective 

La reddition des comptes mentionne le montant dû au titre de la reprographie, de l’utilisation des œuvres par des tiers à des fins d’enseignement et/ou de recherche et du droit de prêt en bibliothèque.

Les montants de droits dus aux auteurs au titre de la reprographie et de l’utilisation des œuvres par des tiers à des fins d’enseignement et/ou de recherche sont versés par le Centre français d’exploitation du droit de la copie (CFC) soit à l’éditeur, qui les reverse ensuite à ses auteurs, soit, pour la part de droits dus, aux auteurs et, si l’éditeur a délégué au CFC ce versement, via les organismes de gestion collective d’auteurs (SOFIA, SCAM, SACD, ADAGP, SAIF…).

Toutefois, une partie des montants de droits dus aux auteurs au titre de   la reprographie pour l’image fixe et de l’utilisation des œuvres par des tiers à des fins d’enseignement et/ou de recherche pour l’image fixe sont directement versés par les organismes de gestion collective (ADAGP, SAIF, SCAM, SACD…) aux auteurs qui en sont adhérents et pour les œuvres inscrites à leur catalogue.

Les montants de droits dus aux auteurs au titre du droit de prêt en bibliothèque sont versés directement par SOFIA aux auteurs qui en sont adhérents ou via l’organisme de gestion collective qui les représente (SCAM, ADAGP, SACD, SAIF…). Pour les auteurs non répertoriés par un organisme de gestion collective, le versement est effectué indirectement par SOFIA, via leurs éditeurs.

S’agissant de la copie privée, le versement des droits revenant aux auteurs ne peut être réalisé que par l’organisme de gestion collective dont les auteurs sont adhérents (SOFIA, SCAM, SACD, ADAGP, SAIF…). Ces sommes ne figurent donc pas dans la reddition des comptes.

Ces droits en gestion collective ne peuvent venir en amortissement des à-valoir versés.

h. Un récapitulatif (facultatif)

Un récapitulatif des droits dus par l’éditeur à un même auteur pour l’ensemble de ses titres peut être réalisé et adressé pour la même période. Il constitue un document de synthèse complémentaire aux redditions des comptes individuelles obligatoires.

Ce récapitulatif précise le mécanisme de la TVA (prélèvement à la source ou gestion directe par l’auteur). Sauf dispense de précompte, il mentionne également l’ensemble des prélèvements sociaux (cotisations sociales et cotisations pour la formation professionnelle) dus par l’auteur mais versés directement (en précompte) par l’éditeur, et qui sont donc déduits du montant brut des droits d’auteur dus à l’auteur.